Ad-hock маршрутизация - динамическое определения маршрута движения документа от одного пользователя к другому, которое может быть задано пользователем, который в данный момент работает с документом.

AIIM - данная организация учреждена для предоставления образовательных услуг, профессионального развития и разработки стандартов обработки микрофильмов и электронных изображений. Впоследствии в сферу деятельности ассоциации также вошло управление контентом предприятия (ECM). В настоящее время ассоциация AIIM является разработчиком стандартов, лицензированным ANSI/ISO.

API - интерфейс программирования приложений: особая предоставляемая приложением процедура, позволяющая программисту вызывать данное приложение.

Document management system (DMS) - система управления документооборота, программное обеспечение, которое обеспечивает организацию документооборота предприятия.

Enterprise Content Management (ECM, управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией) – система поддержания полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она потеряет актуальность и ценность.

Синонимом ECM, в целом имеющий меньшее употребление, но популярным в некоторых странах, является Интегративное управление документами и контентом (IDCM).

Structured Query Language (SQL) - язык структурированных запросов. Является стандартом для реляционных баз данных, которые широко используются для хранения метаданных в СЭД.

Администратор (аdministrator) - роль пользователя в системе. Отвечает за повседневное применение регламента работы со служебными документами в организации.Задачи, отнесенные в данной спецификации к обязанностям администратора, могут быть разделены между несколькими ролями.

Администратор безопасности - должностное лицо, отвечающее за эксплуатацию средств криптографической защиты информации, систему электронной почты и управление криптографическими ключами.

ANSI Американский институт стандартов (American National Standards Institute) - частная организация, координирующая разработку и соблюдение различных отраслевых стандартов.

Архитектура типизированной информации Darwin (DITA) - основанная на XML технология разработки, создания и предоставления информации. Хотя до последнего времени она, в основном, использовалась в технических публикациях, DITA также используется в документах иного рода, например, политиках, процедурах и обучающих материалах.

Аутентичность (authenticity) - в контексте управления документацией: свойство быть подлинным.

Версия (version) - состояние документа в некоторый момент его разработки.

Владелец сертификата ключа электронной подписи - лицо, на имя которого выдан сертификат ключа электронной подписи и которое владеет соответствующим закрытым (секретным) ключом электронной подписи, позволяющим с помощью СЭП создавать свою электронную подпись в электронных документах.

Гибридная папка (hybrid file) - совокупность взаимосвязанных электронных документов и/или материальных документов, хранящихся частично в электронном деле в СЭД и частично в соответствующем бумажном деле вне СЭД.

Гриф ограничения доступа (security category) - один или несколько термов, ассоциированных с документом, которые определяют правила доступа к нему.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Жизненно важные записи - записи, содержащие уникальную, невосстановимую информацию и требующие специальной защиты. К их числу относятся устав компании, ежегодные отчеты и реестры акционеров.

Жизненный цикл документа – тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Закрытый (секретный) ключ шифрования - уникальная последовательность данных, используемая для шифрования электронного документа.

Закрытый (секретный) ключ электронной подписи - уникальная последовательность данных, известная владельцу сертификата ключа электронной подписи и предназначенная для формирования электронной подписи электронного документа с использованием СЭП.

Записи - документальные материалы, имеющие любую физическую форму или характеристики, которые создаются или получаются организацией во исполнение требований закона или в связи с ведением бизнеса, а затем используются этой организацией или ее преемниками как свидетельство определенных действий или в силу присущей этим материалом информационной ценности.

Интеллектуальное распознавание символов (ICR) - разновидность оптического распознавания символов, при котором распознанные части документа соотносятся с определенным контекстом с помощью инструментов электронной аналитики.

Интранет - внутренняя сеть компании или организации. Web-серверы, на которых установлены web-приложения, доступны только пользователям из данной организации.

Категоризация - cведение документов и содержащейся в них информации в ряд логических категорий на основе анализа информации.

Классификация (classification) - систематическая идентификация и расположение деловых активностей и/или документов по категориям, согласно логически структурированным соглашениям, методам и процедурным правилам, представленным в схеме классификации.

Как и перевод документов в разряд записей, классификация может выполняться вручную или посредством бизнес-процесса. В самом простом случае пользователь получает список допустимых кодов файлов из раскрывающегося списка (классификация вручную). Оптимальный вариант — автоматизация классификации с помощью прикладного процесса или приложения, выбирающего код файла исходя из его свойств или характеристик.

Ключ регистрации - закрытый (секретный) ключ электронной подписи, сформированный в процессе регистрации нового владельца сертификата ключа электронной подписи.

Ключевой носитель - информационный носитель, содержащий криптографические ключи.

Ключевые слова - организованный список слов, выражений или других обозначений, используемых для определения и обеспечения доступа к документам. Подборка предпочтительных терминов, повышающих точность поиска контента. Термины, относящиеся к ключевым словам, могут быть использованы для ввода значений атрибутов при индексировании, создании систем присвоения меток и создании руководств по стилю и схем БД. Одной из разновидностей ключевых слов являются тезаурусы.

Криптографические ключи - общее название открытых и закрытых (секретных) ключей электронной подписи и/или шифрования.

Локализация - процесс адаптации программных продуктов или сервисов к различным языкам, странам или культурам. Помимо вопросов, связанных с языком, таких, как поддержка иностранных раскладок клавиатур, локализация может включать настройку с учетом принятых в стране локализации валют, часовых поясов, национальных праздников, культурных норм и стереотипов, диалектов, цветовых гамм и общих принципов дизайна.

Маршрутизация документов и заданий - доставка документов и заданий на рабочее место исполнителя.

Международная организация по стандартизации (ISO) - международная федерация национальных органов стандартизации, в состав которой входят примерно 100 стран. Основана в 1947 г. В числе стандартов, продвигаемых данной организацией, модель взаимодействия открытых систем OSI, универсальная референтная модель для протоколов взаимодействия.

Метаданные (metadata) - в контексте документооборота: структурированная или полуструктурированная информация, которая обеспечивает возможность создания, управления, и использования документов в течение времени и внутри и вне организации, в которой они созданы.

Так, данными газетной статьи являются ее заголовок и текст, а метаданные описывают, кто автор, где, когда, в какой части газеты она была опубликована. Метаданные помогают определить, для чего предназначен контент и где, как и когда он должен использоваться. Для опубликованных онлайн-документов важными метаданными являются имя автора, название, дата публикации и предметная область.

Многофункциональное интернет-приложение (RIA) - Web-приложения, обладающие функционалом и характеристиками традиционных настольных приложений. Как правило, приложения передают необходимые функции клиенту (в данном случае web-браузеру), что устраняет необходимость обновления страницы каждый раз, когда требует новая информация. Хотя RIA исполняются в web-браузере, они, как правило, не требуют установки программного обеспечения.

Неструктурированная информация - информация, не обладающая структурой документа или данных, т.е. не поддающаяся эффективной декомпозиции на составляющие элементы или блоки для раздельного хранения и управления.

Облачные вычисления - возникли благодаря появлению виртуальных частных сетей (VPN), которые компании могут использовать и к которым они могут получать доступ для удовлетворения запросов клиентов.

Оптическое распознавание символов (OCR) - технология распознавания численных и буквенных символов определенного вида (например, из отсканированного бумажного документа), обеспечивающая перевод документа в цифровой формат.

Организация по усовершенствованию стандартов структурированной информации (Organization for the Advancement of Structured Information Standards, OASIS) - некоммерческий консорциум, выступающий за разработку, согласование и принятие открытых стандартов для международного информационного общества.

Открытый интерфейс программирования приложений для управления документами (Open Document Management API, ODMA) - открытый отраслевой стандарт, позволяющий настольным приложениям взаимодействовать с системой управления документами (DMS). ODMA упрощает взаимодействие файлов между разными платформами и приложениями путем стандартизации доступа к управлению документами посредством API. С помощью ODMA множество приложений могут получать доступ к одной системе управления документами без жестко заданных ссылок.

Открытый ключ шифрования - уникальная последовательность данных, соответствующая закрытому (секретному) ключу шифрования, которая используется для шифрования электронного документа.

Открытый ключ электронной подписи - уникальная последовательность данных, соответствующая закрытому (секретному) ключу электронной подписи, доступная любому участнику СЭД и предназначенная для подтверждения с использованием СЭП подлинности электронной подписи в электронном документе.

Официальная запись - запись, признаваемая законом и обладающая юридической силой в качестве подтверждения того, что содержащаяся в ней информация является фактом. Во многих случаях в данном качестве выступает оригинал документа.

Перевод документа в разряд записей (declare) - обозначение определенного документа в качестве корпоративной записи.

Передача состояния представления (REST) - прикладная архитектура для распределенных интернет-систем. Является альтернативой web-сервисам и SOAP для интеграции сервисов и хранилищ без использования сообщений или cookies.

Планы файлов - общая схема классификации для применения в масштабе всей компании. План файлов обычно представляет собой иерархический набор тем или бизнес-действий. Каждый узел или тематический файл аннотируется с помощью уникального кода, именуемого кодом файла. Таким образом, каждый код файла привязан к конкретному тематическому файлу в плане файлов. Для каждого тематического файла существует официальное правило хранения, оговаривающее когда, по каким причинам и каким образом следует удалить файл. Присваивать код файла записям нужно соответственно тематическому файлу в плане файлов. Благодаря этому все документы по определенной теме получают соответствующее правило хранения.

Подтверждение подлинности ЭЦП - положительный результат проверки правильности ЭЦП, выработанной правомочным лицом из исходной информации путем применения принадлежащего ему закрытого ключа ЭЦП, полученный с использованием зарегистрированного и сертифицированного открытого ключа ЭЦП.

Поиск по ключевым словам - поиск, при котором введенное слово сопоставляется с индексом и найденные соответствия выводятся в виде результатов.

Порядок хранения (retention schedule) - последовательность инструкций, назначенных классу или делу чтобы задать продолжительность времени, в течение которого служебные документы должны оставаться в организации в связи с потребностями текущей деятельности и окончательную судьбу служебных документов по истечении установленного срока хранения, период хранения может исчисляться в месяцах или годах и иногда зависит от наступления определенного события.

Поток работ (англ. Workflow) — графическое представление потока задач[уточнить] в процессе и связанных с ним подпроцессов, включая специфические работы, информационные зависимости и последовательность решений и работ.

Для изображения потока работ используют блок-схему или граф, который состоит из операций (работ), символов логики, стрелок. Разветвления блок-схемы имеют логические символы «и», «или». Стрелки используют для отображения последовательности выполнения операций или потока объектов (документы, ресурсы). Кроме того, модель потока работ может отображать исполнителей, используемое оборудование, программные средства и тому подобное.

Поток работ в информационном смысле — способ поступления информации к различным объектам, участвующим в процессе. В частности, способ поступления документов к работникам.

Принятие решения по записи (Disposition) - действие, предпринимаемое, когда запись уже не нужна для ведения бизнеса. Варианты решений включают перенос записи, уничтожение временных записей и перевод сохраняющих ценность записей в архив.

Простой протокол доступа к объектам (Simple Object Access Protocol, SOAP) - основной стандартизированный протокол для работы с web-сервисами. Построен на основе XML-сообщений, обеспечивающих удаленный вызов приложений и получение информации вызывающим сервисом.

Протокол аудита (audit trail) - информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (в т.ч. и элементы метаданных), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.

Регистрирование (capture) - регистрация, классификация, добавление метаданных и сохранение документа в системе, которая управляет документами.

Роль (role) - совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей.

Сервер приложений - серверная программа, в которой сохраняется бизнес-логика приложения. Серверы приложений, также именуемые «app servers», обеспечивают осуществление транзакций и других взаимодействий между конечными пользователями и внутрикорпоративными БД и приложениями. Они обеспечивают функционал кластеризации, классы доступа к БД, обработку транзакций и обмен сообщениями. Для многоуровневых приложений рекомендуется отделять обработку от физического обращения к web-страницам, что достигается с помощью размещения web-сервера в архитектуре перед сервером приложений.

Сервисы взаимодействия при управлении контентом (Content Management Interoperability Services, CMIS) - cтандарт использования web-сервисов и интерфейсов Web 2.0, обеспечивающий возможность совместного использования информации, находящейся в хранилищах контента различных вендоров.

Система управления базами данных (СУБД) - программное обеспечение, которое обеспечивает ввод, хранение и обработку больших объемов информации (баз данных).

Система управления реляционными БД (RDBMS) - подборка программ, позволяющих создавать, хранить, изменять реляционные БД и осуществлять администрирование ими. RDBMS сохраняет данные в связанных таблицах, извлечение информации из БД происходит с помощью запросов на языке структурированных запросов (SQL).

Поскольку данные в реляционной системе разбросаны по таблицам, а не хранятся в неструктурированном файле, одну и ту же БД можно представить разным образом. Почти все современные сложные БД, включая бизнес БД, используют RDBMS.

Система электронного документооборота (Electronic Document Management Systems) - система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Составной документ - документ, который может содержать элементы из других документов или источников информации.

Список индексов - список, содержащий данные или метаданные, указывающие на характер и расположение определенных файлов или документов.

Средства криптографической защиты информации (СКЗИ) - совокупность программно-технических средств, обеспечивающих применение электронной подписи и шифрования при организации электронного документооборота. СКЗИ могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и в виде инструментальных средств, встраиваемых в прикладное программное обеспечение.

Средства электронной подписи (СЭП) - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого (секретного) ключа электронной подписи, подтверждение с использованием сертификата ключа электронной подписи подлинности электронной подписи в электронном документе, создание открытых и закрытых (секретных) ключей электронной подписи. СЭП могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и в виде инструментальных средств, встраиваемых в прикладное программное обеспечение.

Структурированные данные - данные, которые можно представить с помощью определенных наглядных параметров, например, строк и столбцов в реляционной БД или иерархических узлов в документе или фрагменте XML.

Таксономия - в науке таксономия используется для определения, к какому типу, классу, отряду, семейству, роду и виду относится тот или организм. В управлении контентом таксономия решает те же задачи: она задает структуру классификации контента. Данная структура (как правило, жестко регламентированная) влияет на модель данных, структуру директорий и принципы наименования файлов в той или иной реализации системы управления контентом.

В более сложных случаях таксономии могут быть многоаспектными, т.е. для классификации контента могут использоваться множественные иерархии или древа категоризации. Это позволяет пользователям искать контент, используя нескольких путей или иерархий. Например, информацию о крабах Plagusia chabrus можно найти и в «Биологии» под рубриками «животные/беспозвоночные/ракообразные», и в «Географии» под рубриками «мир/поверхность земли/Австралия». Таксономия также может быть ориентирована на определенный язык, например, в спецификациях для подмножеств XML, таких как ebXML.

Тезаурус - набор слов в системе перекрестных ссылок, относящийся к различным таксономиям и обеспечивающий подобие мета-классификации, облегчая тем самым поиск документов.

Типовые требования к управлению электронными записями MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) - функциональная спецификация по управлению электронными документами, разработанная на деньги Европейской комиссии в 2002 году. MoReq не содержит национальной специфики и легко адаптируется для применения в любой стране. Объем документа - более сотни страниц. Он содержит 514 требований, из которых 335 отнесены к категории обязательных, остальные рекомендательные.

Также существует MoReq-2, версия стандарта MoReq. Она представляет собой детальные рекомендации к формированию технического задания для создания полноценных программных продуктов по автоматизации делопроизводства. Одним из наиболее существенных новшеств в MoReq-2 является приложение к стандарту - разработанная система сертификации программных продуктов на соответствие требованиям спецификации.

Том (volume) - часть электронного дела или бумажного дела.

Управление web-контентом (WCM) - компонент ECM, отвечающий за управление контентом, представляемым посредством браузеров. Управление контентом сайта и его конфигурацией для представления, как правило, производится через web-канал того же браузера. ECM-инструменты и средства контроля над совместной работой также могут быть представлены и управляться посредством WCM.

Управление документами - программное обеспечение, с помощью которого осуществляется контроль и организация документов в компании. Включает сбор (capture) документов и контента (т.е. их сохранение в системе), поток работ, хранилища документов, системы COLD/ERM и устройства вывода, а также систему поиска документов.

С точки зрения жизненного цикла документов управление документом регулирует его создание или инициирование, а управление записями то, что происходит с документом в конце цикла, после того, как он опубликован.

Управление записями (RM) - профессиональная дисциплина, затрагивающая, главным образом, управление ИС на базе документов. Управление записями направлено на снижение стоимости и повышение эффективности их ведения, обеспечение систематического уничтожения бесполезной информации и защиты и сохранения информации, представляющей ценность, в том виде, который облегчает ее использование.

Управление интегрированными записями (Federated Records Management) - позволяет организациям применять правила хранения записей в различных, не связанных между собой хранилищах.

Управление цифровыми активами (DAM) - практика, позволяющая компаниям организовывать медиа-активы и изменять их назначение, чтобы минимизировать издержки и повышать прибыли. Системы DAM особенно подходят для управления мультимедийным контентом и, как правило, обеспечивают привязку к специализированным системам разработки медиа.

Управление электронными отчетами (ERM) - технология обработки печатных данных, позволяющая сохранять и индексировать их, а затем предоставлять конечным пользователям в виде отчетов по требованию.

Уровень допуска (security clearance)- один или несколько термов, ассоциированных с пользователем, которые определяют, к документами с какими грифами ограничения доступа данный пользователь имеет доступ.

Фолксномия - набор тегов или категорий, присваиваемых пользователями. По сути, это — вариант таксономии для социального ПО. Фолксономическое присвоение тегов призвано облегчить поиск, обнаружение и навигацию по контенту.

Функционал фолксномии не характерен для большинства ECM-пакетов. Фолксномии, как правило, возникают в web-сообществах, где на сайтах оговариваются принципы создания и использования тегов.

Формат электронного документа - структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ.

Хранилище - часть системы управления документами или контентом. Предназначена для контроля над изъятием материалов и копированием их обратно после изменения, контроля версий и поиска по заданным атрибутам.

Шифрование - криптографическое преобразование данных, позволяющее предотвратить доступ неуполномоченных лиц к содержимому зашифрованного ЭД.

Электронная папка (electronic file) - совокупность взаимосвязанных электронных документов.

Электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи.

Существует несколько видов электронной подписи: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Простая электронная подпись подтверждает только авторство, причем к ней нет требований использования криптографии и наличия ключа проверки.

Усиленная неквалифицированная позволяет и определить автора, и доказать неизменность электронного документа. Требуется обязательно использование криптографии и наличие ключа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной подписи тем, что:

• сертификат ключа проверки выдан не любым удостоверяющим центром, а аккредитованным, либо уполномоченным федеральным органом;
• для создания и проверки ЭП используются не любые средства электронной подписи, а те, которые получили подтверждение соответствия требованиям 63-ФЗ. Выдавать такие подтверждения должен уполномоченный орган исполнительной власти.

Электронный архив документов – система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.

Архивирование облегчает перенос данных с одного носителя на другой, позволяет минимизировать объем используемого дискового пространства и т.д. Архив может состоять из простого списка файлов или из файлов, разделенных между папками (в зависимости от того, какой тип архивирования поддерживает тот или иной архиватор).

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Этап конфигурации (configuration time) - точка в жизненном цикле СЭД, когда производится ее установка и настраиваются ее параметры.