Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными (где возможна такая унификация и что она дает)? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала?