Порой даже гибкая настройка СЭД не позволит решить специфические задачи, свойственные компаниям из определенных отраслей. Их процессы и формы документов требуют особого подхода. Идеальным решением для таких организаций является использование отраслевой СЭД.
Удобный архив позволяет использовать весь накопленный опыт компании при разработке новых документов и значительно повышает эффективность работы как государственных, так и коммерческих предприятий.
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в организации происходит, как правило, в «зрелом возрасте», то есть в копании уже используются специализированные системы для автоматизации основных бизнес-процессов и решения ключевых задач.
Для многих компаний управление документами представляет собой, прежде всего, продуманный подход к организации их хранения и быстрому поиску. Но будет ли внедрение СЭД столько же эффективно в сегменте малого и среднего бизнеса (SMB), как и в крупных корпорациях?
После того, как в компании принято решение о внедрении системы электронного документооборота, начинается этап выбора идеального решения. Идеального, значит, отвечающего ожиданиям руководства компании и позволяющего решить актуальные задачи в рамках бюджета.
Документы в том или ином виде используются каждой организацией независимо от ее размера, любая компания попадает под действие закона о хранении документов, а значит нуждается в правилах и инструментах для их создания, использования, обработки, учета и хранения.
Управление процессом согласования или исполнения документа является одной из ключевых функциональных возможностей в СЭД. Поэтому сегодня практически каждая система электронного документооборота включает механизм workflow, который позволяет управлять маршрутами движения документов и другими процессами.
Организация работы с документами является одной из основных задач управления как в небольшой компании, так и в федеральном ведомстве или крупной корпорации. Документы сопровождают практически каждый бизнес-процесс, и от эффективной работы с ними зависит качество и скорость принимаемых решений.
Документы играют важную роль в жизни каждой организации: они сопровождают ее рождение и развитие, организуя внутренние процессы и обеспечивая взаимодействие с контрагентами и органами государственной власти. Роль упорядоченной и организованной работы с документами для эффективного функционирования коммерческой компании или государственного учреждения невозможно переоценить, ведь она оптимизирует временные и финансовые затраты, повышает прозрачность процессов и общую прибыльность организации.
Любой сотрудник компании - независимо от ее размера, - работая с определенными документами, через некоторое время обнаруживает, что их организация требует значительных усилий для сохранения порядка и предоставления возможности их использования другими сотрудниками.
